Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Ø  Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

Ø  Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

  1. f)Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

  1. Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

  1. Ciri-ciri kartu kendali

Ø  Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

Ø  Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

  1. Keuntungan menggunakan kartu kendali

Ø  Lebih efisien dibanding buku agenda

Ø  Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

Ø  Menghilangkan pencatatan berulang

Ø  Mudah melacak lokasi surat yang diproses

Ø  Memudahkan penyusunan arsip

Ø  Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

 

Baca juga: